Das Herz von careanesth – unser Backoffice

Publié le 30.10.2025 in Thématiques internes Success stories

Es ist das Herz von careanesth: fleissig, freundlich und höchst kompetent.
„Wir sind die, die im Hintergrund dafür sorgen, dass vorne alles funktioniert“, sagt Svenja mit einem Lächeln. „Und genau das macht unsere Arbeit so erfüllend.“

Alles beginnt mit einem Dossier

Bevor eine Pflegefachperson, ein Sozialpädagoge, eine Physiotherapeutin, eine Sitzwache oder eine MPA für einen Einsatz gebucht wird, laufen im Backoffice bereits die ersten Drähte heiss. Nach einem persönlichen Vorstellungsgespräch und gegenseitigem Kennenlernen an unseren Standorten, bei dem beide Seiten prüfen, ob die Zusammenarbeit passt, beginnt die eigentliche Arbeit im Hintergrund: Mitarbeitenden-Dossiers werden erstellt, sorgfältig auf Vollständigkeit geprüft und im System erfasst.

„Jedes Dossier erzählt eine Geschichte und wir sorgen dafür, dass sie vollständig und korrekt ist“, erklärt Svenja aus dem Backoffice-Team.

Die Unterlagen werden digital abgelegt und falls etwas fehlt, wird nachgefragt oder ergänzt, bis alles passt. Parallel dazu pflegen die Mitarbeitenden unzählige Informationen in die Systeme, damit nichts verloren geht, alle Prozesse nahtlos ineinandergreifen und die Mitarbeitenden bereit sind Einsätze zu leisten

Verträge, Stunden, Rechnungen – Präzision im Detail

Ist ein Einsatz bestätigt, folgt der nächste Schritt: Verträge erstellen, verschicken und nachfassen, wenn sie nicht zurückkommen.

„Wir behalten immer den Überblick – auch wenn gleichzeitig zehn Verträge offen sind und zwanzig Dossiers auf die Erstellung warten“, sagt Svenja mit einem Schmunzeln.

Das Backoffice ist dabei nicht nur für die administrativen Abläufe zuständig, sondern auch Anlaufstelle für Kundinnen, Kunden und temporäre Mitarbeitende. Täglich treffen Anfragen ein – telefonisch, per Mail oder direkt über die Regionalleitungen. Das Team klärt Fragen, leitet Anliegen an die richtigen Stellen weiter und sorgt dafür, dass niemand lange auf eine Antwort warten muss.

Sobald Einsätze rapportiert werden, prüft das Team die Stundenangaben, klärt Unstimmigkeiten, sorgfältig, nachvollziehbar und termingerecht.

„Es ist ein gutes Gefühl, wenn alles passt – von der ersten Buchung bis zur Zahlung“, meint Svenja. „Dann wissen wir, dass unsere Arbeit Wirkung zeigt.“

In den letzten Jahren hat das Backoffice viele dieser Abläufe digitalisiert:
Dossiers werden heute elektronisch erstellt, geprüft und archiviert, Stunden digital erfasst und Verträge online versendet und signiert. Diese Entwicklungen erleichtern nicht nur die tägliche Arbeit, sondern schaffen auch mehr Zeit für das, was im Mittelpunkt steht: Menschen.

Kommunikation – das unsichtbare Netz

Neben Verträgen, Stunden und Rechnungen ist das Backoffice auch die zentrale Kommunikationsdrehscheibe von careanesth. Ob Spitäler, temporäre Mitarbeitende, Mitarbeitende an den Standorten, HR oder Lohnbüro – hier laufen alle Fäden zusammen.

„Wir sind irgendwie die Übersetzerinnen zwischen allen Seiten“, sagt Svenja lachend. „Jeden Tag geht es darum, Informationen zu sortieren, Fragen zu beantworten und sicherzustellen, dass alles zur richtigen Zeit an die richtige Person gelangt.“

Täglich treffen Dutzende E-Mails, Anrufe und Rückfragen ein. Das Team nimmt sie entgegen, beantwortet sie direkt oder leitet sie an die zuständigen Personen weiter. Auch der Empfang gehört dazu: Post öffnen, verteilen, Telefonate annehmen und manchmal sogar die Zimmersuche für Freelancer unterstützen.

Diese Mischung aus Organisation, Kommunikation und Hilfsbereitschaft macht das Backoffice zu einem unsichtbaren, aber unverzichtbaren Netz, das careanesth Tag für Tag zusammenhält.

Zahlen, Tabellen, Teamgeist

Ob bei der Erstellung von Tabellen, bei Auswertungen oder wenn kurzfristig Einsätze für Pflegefachpersonen, Sitzwachen oder Physio koordiniert werden müssen, das Backoffice ist immer mittendrin. Jede Aufgabe greift in die nächste, jedes Detail zählt und doch funktioniert alles wie ein eingespieltes Uhrwerk.

„Wir können uns aufeinander verlassen“, erzählt Svenja. „Wenn’s hektisch wird, helfen einfach alle mit. Ohne viele Worte. Das macht unser Team so besonders.“

Hier zählt nicht nur Fachwissen, sondern echtes Miteinander: ein kurzer Blick, ein spontanes Lächeln, eine helfende Hand, wenn’s brennt. So entsteht Tag für Tag eine Zusammenarbeit, die weit über Workflows und To-do-Listen hinausgeht, geprägt von Vertrauen, Humor und gegenseitigem Respekt.

Das Backoffice zeigt, dass Teamgeist nicht laut sein muss, um stark zu wirken. Er zeigt sich in kleinen Gesten, in Verlässlichkeit und im gemeinsamen Ziel, careanesth reibungslos am Laufen zu halten.

Herz, Verstand und Organisationstalent

Was das Backoffice-Team auszeichnet, ist weit mehr als Organisationstalent und Fachkompetenz. Es ist die Haltung, mit der sie jeden Tag an ihre Arbeit gehen: freundlich, geduldig und mit echtem Interesse an Menschen.

„Es gibt kaum einen Tag ohne Überraschung – aber genau das macht es spannend“, erzählt Svenja. „Wir lernen ständig dazu, unterstützen uns gegenseitig und wissen: Egal was kommt, gemeinsam schaffen wir das.“

Diese Mischung aus Herz, Verstand und Teamgeist prägt die Kultur von careanesth.
Und sie zeigt sich auch in der Art, wie das Backoffice arbeitet: digital, effizient und zukunftsorientiert.

Danke, liebes Backoffice-Team – dass ihr careanesth Tag für Tag am Laufen haltet.